Es gibt Situationen, in denen ein Unternehmen einen Projektleiter braucht, den es nicht hat. Ein kritisches Projekt eskaliert, der bisherige PM hat gekündigt, ein Sonderprojekt erfordert Expertise, die intern nicht vorhanden ist. In diesen Momenten kommt die Frage auf: Interim-Projektmanager holen oder intern lösen?
Die ehrliche Antwort: Es kommt drauf an. Und weil "es kommt drauf an" als Antwort unbefriedigend ist, hier die Entscheidungskriterien, die wir aus über 160 Projekten destilliert haben.
Wann ein Interim-PM Sinn macht
Zeitdruck. Wenn Ihr Projekt in einer akuten Krise steckt und Sie nicht drei Monate für einen Recruiting-Prozess haben, ist ein Interim-PM die einzige realistische Option. Ein guter Interim kann innerhalb einer Woche starten und innerhalb von zwei Wochen produktiv steuern. Das schafft kein interner Wechsel und kein Headhunter.
Fehlende Spezialkompetenz. Ein SAP-Rollout, eine TISAX-Zertifizierung, ein Serienanlauf mit neuem Werkzeugkonzept. Manche Projekte erfordern Erfahrung, die man nicht aus Büchern lernt. Ein Interim, der genau dieses Projekt schon dreimal gemacht hat, bringt Wissen mit, das Ihr Team in Monaten nicht aufbauen könnte.
Politische Neutralität. In manchen Situationen braucht es jemanden, der keine Vorgeschichte im Unternehmen hat. Der keine Allianzen hat, keine Feinde, keine Agenda. Ein Externer kann Dinge aussprechen, die Interne nicht aussprechen können, und Entscheidungen herbeiführen, die intern blockiert wären.
Kapazitätsengpass bei Schlüsselpersonen. Ihr bester Projektleiter jongliert bereits drei Projekte. Ein viertes draufzupacken führt dazu, dass keines der vier die Aufmerksamkeit bekommt, die es braucht. Ein Interim entlastet, ohne dass Sie langfristig eine neue Stelle schaffen müssen.
Wann Sie es intern lösen sollten
Entwicklungschance. Wenn Sie einen talentierten Nachwuchs-PM haben, der reif für den nächsten Schritt ist, kann ein herausforderndes Projekt genau die richtige Gelegenheit sein. Vorausgesetzt, Sie geben ihm Coaching und Unterstützung. Ein Interim in dieser Situation würde die Entwicklungschance blockieren.
Langfristiges Projekt. Projekte, die zwei Jahre oder länger dauern, sind schwierig für Interim-Modelle. Ab einer gewissen Dauer ist es sinnvoller, die Stelle fest zu besetzen. Die meisten Interim-Einsätze funktionieren am besten im Fenster von 3 bis 12 Monaten.
Standardprojekt. Wenn es sich um ein Projekt handelt, das Ihr Unternehmen regelmäßig durchführt und für das erprobte Prozesse existieren, brauchen Sie keinen externen Spezialisten. Die interne Besetzung ist effizienter und günstiger.
Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen
Branchenerfahrung ist nicht verhandelbar. Ein Interim-PM aus der IT, der plötzlich einen Serienanlauf in der Automobilindustrie steuern soll, wird scheitern. Die Fachsprache, die Prozesse, die Stakeholder-Erwartungen sind komplett anders. Fragen Sie nach konkreten Referenzprojekten in Ihrer Branche.
Hands-on vs. Berater-Mentalität. Es gibt Interims, die steuern. Und es gibt Interims, die beraten. Der Unterschied zeigt sich am ersten Tag: Steuert der PM das Meeting, oder sitzt er daneben und macht sich Notizen? Sie brauchen jemanden, der die Steuerung übernimmt, nicht jemanden der Ihnen erklärt, wie Steuerung theoretisch funktioniert.
Referenzen prüfen. Nicht nur ob der Interim die genannten Projekte gemacht hat, sondern wie. Rufen Sie den ehemaligen Auftraggeber an. Fragen Sie: "Würden Sie diesen PM für ein kritisches Projekt nochmal engagieren?" Die Antwort sagt mehr als jeder Lebenslauf.
Was ein guter Interim-Einsatz kostet
Tagessätze für erfahrene Interim-Projektmanager in der Industrie liegen typischerweise zwischen €1.200 und €2.500 pro Tag, je nach Seniorität, Branche und Komplexität des Projekts. Das klingt viel. Aber rechnen Sie gegen: Was kostet eine Woche Verzögerung bei einem Projekt mit Vertragsstrafen? Was kostet ein Bandstillstand beim OEM? Was kostet der Verlust eines Großkunden?
In einem unserer Projekte hat ein zweimonatiger Interim-Einsatz monatliche Sonderfahrtkosten von €200.000 eliminiert. Der Break-Even war nach drei Wochen erreicht.
Die Frage ist selten, ob Sie sich einen Interim leisten können. Die Frage ist eher, ob Sie sich leisten können, keinen zu holen.
Wie der Übergang funktioniert
Der häufigste Fehler beim Interim-Einsatz: Der Externe kommt, löst das Problem, geht, und sechs Monate später ist alles beim Alten. Ein guter Interim plant seinen eigenen Abgang von Tag eins an. Er dokumentiert seine Entscheidungen, baut interne Fähigkeiten auf und übergibt strukturiert an einen internen Nachfolger.
Wenn Sie am Ende eines Interim-Einsatzes das Gefühl haben, dass ohne den Externen alles zusammenbricht, war der Einsatz nicht erfolgreich. Egal wie gut die Projektergebnisse waren.